ETKİLİ BİR ÖRGÜT YÖNETİMİ İÇİN BAŞARILI ZAMAN YÖNETİMİ

               GİRİŞ:

Günümüzde  örgütlerin  faaliyette bulunduğu  doğal, ekonomik, sosyokültürel, çevre faktörleri sürekli  değişim göstermektedir.

 

Özellikle son yıllarda  teknoloji, enformasyon, ve iletişim alanlarındaki değişim  ve  sürekli  gelişmeler  ile  firmalar  arası  rekabet , örgütlerde  yönetim  ve  karar  verme    konumunda  bulunan  yöneticilerin  kontrol  etmek  durumunda  oldukları faaliyetlerin  sayısını  arttırmaktadır. Gittikçe  artan ve karmaşık bir  hal  alan  iş  ve  faaliyetler  sınırlandırılmış  zaman  birimleri  içinde  etkinlikte bulunan  yöneticilerin  zaman  baskısını  yoğun  biçimde  hissetmesine  neden olmaktadır.  Dolayısıyla bu  durum  örgütler  ve  özellikle  de  yöneticiler  açısından  zamanın  ve etkin  yönetiminin önemini  arttırmaktadır.

İçinde   bulunduğumuz  çağda  yokluğundan  en  fazla şikayet ettiğimiz  konuların  başında  zaman  ve  para  gelmektedir. Yönetim  alanının  otoritelerinden  Peter  Drucker'  ın da ifade  ettiği  gibi,  "zaman az  bulunan bir  kaynaktır. Eğer o  doğru yönetilmiyorsa  hiçbir  şey  doğru  yönetilmiş  sayılmaz. Diğer  önemli  kaynaklardan  biri  olan  para  aslında  oldukça  bol  bulunan bir  unsurdur. Ekonomik  büyümeye  ve  faaliyete  sınır  koyan  unsurun, sermayenin  arzından  çok talep olduğu  genel  kabul  görmektedir. Diğer  sınırlayıcı  kaynak  olan  insanlar  ise aralarında  nitelikli  olanları  az  olmakla  beraber,  kiralanabilir  bir  unsurdur."

Buna bağlı  olarak,  önce  " zaman " diye  adlandırdığımız  kavramı   her  ne  kadar  günlük  hayatımızda  çok  fazla  dile  getirsek  de   kavram  olarak iyice  inceleyelim.

ZAMAN  KAVRAMI

Kelime anlamı olarak  zaman, olayların  geçmişten  bugüne  gelip  geleceğe  doğru  birbirini  takip ettiği, bireyin  kontrolü  dışında   kesintisiz devam eden  bir  süreçtir.

Zaman, olayların  ardışıklığını  görerek, bireyin  zihninde  yarattığı  ve  olayların  bundan  sonra da içinde olup gideceklerinin  düşünüldüğü  başı sonu olmayan  soyut  bir  kavramdır.

Başka bir tanıma göre  zaman bir eylemin  geçtiği  süredir. Bir  an  için  evrende  hareket  halinde olan  her şeyin  durduğu  varsayıldığında  böylesi  statik  bir ortamda  zaman  olgusundan  söz edilmemektedir.

Farklı   ortamlara  ve farklı   varlıklara  göre  zamanın anlamı  değişmektedir.  Zaman, objektif  zaman,  subjektif  zaman ve  yönetsel  zaman  olarak tanımlanabilir.

·        Objektif  zaman , saatle  ölçülebilen  zamandır.

·        Subjektif  zaman  hissedilebilen  ya da algılanan  zamandır.

Birey,  saatin  neyi  gösterdiğine  bakmaksızın  olayda  geçen  süreyi  kısa  ya  da uzun  süre  olarak  algılamaktadır.

Saatin  gösterdiği  zaman  olarak  da  ifade   edilen  objektif  zaman,  olarak  da  ifade  edilen  objektif  zaman,  çok  kesin  birimlerle  ölçülürken, subjektif  zamanın  anlaşılması  güçtür.

Yönetsel  zaman  ise  yöneticilerin  operasyonel  işlemler  dışında  yönetsel  çalışmalara  ayırdıkları  zaman  olarak  tanımlanmaktadır.

Dolayısıyla  etkin  yöneticiler, zamanın  sınırlayıcı  bir  faktör  olduğunun  bilincindedir  ve  görevlerinden  değil,  zamanlarından  yola  çıkarlar.

ZAMAN  YÖNETİMİ  NEDİR, NEDEN  GEREKLİDİR?

Öncelikle zamanı neden etkin bir şekilde kullanamadığımızı tespit etmemiz gerekir.Bunun için de zamanı etkili kullanamamanın  belirtilerinin neler  olduğunu   öğrenmekte  yarar  var.

Etkin  Zaman  Kullanamamanın  Başlıca  Belirtileri:

1.Devamlı  olarak  iş  yetiştirememe  stresi

2.Görüşülecek  kişiler  ve  ziyaretçiler  için  zaman  ayıramama  ve randevu  verememe

3.Hiçbir  şey  yapamadan  boşu  boşuna  günü   harcama  duygusu

4.Görülmesi  ve  ziyaret  edilmesi gereken  kişileri  görememe

5.Cevap  verilmesi  gereken  iletilere   zaman  bulamama

6.Üzerinizde  akşam  yemeğinden  sonra  yapılacak  işlerin  stresini  hissetmek.

7.Telefon  görüşmelerini  yetiştirememe

8.Verimsiz,  boş  bir  gün  geçirme  duygusu  ile  birlikte  yorgunluk  ve  bitkinlik  hissetmek

Eğer  bu  duygu  ve düşüncelere  arada  sırada  da olsa  kapılmaktaysanız  zamanınızı  nasıl  kullanmakta  olduğunuzu  tekrar  gözden  geçirmelisiniz.

Öyleyse  kavramsal  olarak  zaman  yönetimi  nedir,  inceleyelim.

Tanım  1:

Çeşitli  kaynaklarda  yer alan  değişik  tanımlamalara  göre  zaman  yönetimi,  başlangıcı  ve  bitişi  belirlenmiş   ya  da  tanımlanmış  bir  zaman  dilimi  içerisinde,  tamamlanması  gereken  iş  ve  eylemleri  tanımlanmış  amaçların  realizasyonuna  yönelik  olarak  tüm  kaynakları  etkili  ve  verimli  kullanmak  şeklinde tanımlayabiliriz.

Tanım  2:

Zaman  yönetimi, ihtiyaçları  belirlemek ve bu  ihtiyaçları  karşılayabilmek  için  gerekli  olan  hedefleri  oluşturmak, öncelikli  işleri  belirlemek, belirlenen  önceliklerle  zamanı  planlama, programlama  ve   listeleme  yoluyla  uyumlaştırmak  olarak  nitelendirilmektedir.

Tanım  3:

Zaman  yönetimi,  amaçlara  ve  hedeflere  ulaşmada  önemli  bir  kaynak  olan  zamanı  verimli  kullanma  çabasıdır. Zamanı  verimli  kullanma  isteğinin  çoğunlukla   erişkin  insanlarda  görülen  bir  davranış  biçimi  olduğu  gerçektir. Çocuklarda  bile zaman  kavramının  iki  yaşından  sonra  başladığını  bilmemiz  erişkin  insanlarda   bunun  ne  kadar  önemli  ve  anlamlı  olduğunu  algılamamızı  sağlar. Çünkü  erişkinlerde  sorumluluk  bilinciyle  birlikte  sorumluluk  alanlarının  artması, bu  sorumlulukların  gerçekleştirileceği  zamanın  da  planlanması  gerekliliğini  ortaya  çıkarmaktadır.

Daha  sonra  detaylarıyla  açıklayacak  olsak  da  uygulama  adımlarını  şöylece  sıralayabiliriz.

*Faaliyetlere  değil, amaçlara  odaklanılmalıdır.

*Düzenli  olarak  zaman  cetveli  tutulmalı  ve  zamanın  nasıl  kullanıldığı   analiz  edilmelidir.

*Her  gün  önemli  bir  amaç  belirlenmeli  ve gerçekleştirilmelidir.

Zaman  yönetimi  bir  anlamda " özyönetim " demektir.  Yani  başkalarına  ve  kendinize  zarar  veren  duyguları  kontrol  altında  tutabilme, devamlı  güven  ve  dürüstlük  örneği  olabilme, sorumlulukları  yönetebilme, değişen  koşullara  uyarak  engelleri  aşabilme, iç mükemmellik  standardını oluşturabilme,iç  mükemmellik  standardını aşabilme  ve  fırsatları  yakalayabilmeyi  gerektirir.

Günümüzde  özellikle  yöneticilerin  etkinliğini  ve  verimliliğini  etkileyen  en  önemli  faktörlerden  birinin  zaman  yönetimi  olduğu  gerçeği  fark edilmiştir. Elbette  her  yöneticinin  zamanı, başta   yetki  ve  görevleri  olmak  üzere  sahip  olduğu  kişilik  yapısı, örgütün  özellikleri  ve  çevresel  etkiler  gibi  bir  çok  unsur  tarafından  farklı etkilere  maruz  kalır.

Yapılan  araştırmalar, bir  çok   yöneticinin  kendisine  ya  da  işine  hiç  bir  katkısı  olmayan  hususlara  zaman  ayırdıklarını  açıkça  ortaya  koymuştur.

Bazı  görüşlere   göre  zamanı  yönetmenin  mümkün  olmadığı,  ancak  kendimizi  zamana  göre  ayarlayabileceğimiz  kabul  edilir.  Fakat  çağımız  bir  yönetim  çağıdır.  İşbölümü  ve  ihtisaslaşma  yaygınlaşmakta, dolayısıyla  zamanın  da etkin  ve  verimli  kullanılması  için  gerekli  çalışmalar  yapılmalıdır. Bu  nedenle,  yöneticilerin  zamanlarını  nereye  harcadıklarını  mutlaka  ölçmeleri  gerekmektedir. Kullanılan  zamanın  nereye  gittiğinin  öğrenilmesi  ve  sonuçta  denetim  altına  alınabilmesi  öncelikle  zamanın  kaydedilmesi  gerektiği    belki  de  yönetim  disiplini  konusunda  çağımızda  öğrendiğimiz  en  yararlı  disiplin  olmuştur.

ZAMAN  YÖNETİMİNİN  AMACI  VE  ÖNEMİ

Zaman  yönetimi  çalışanların  ve  yöneticilerin  zamanlarını  daha  iyi  organize  etmelerine  yardımcı  olmak  amacıyla  bir  eğitim  aracı  olarak  Danimarka da doğup , dünyaya  yayılmış  bir  yönetim  tekniğidir.  Günümüzde  ise  özellikle  profesyonel  çalışma  hayatında   başarının  en  önemli  unsurlarından  biri  durumuna  gelmiştir.  Etkin  yönetimin  anahtarı,  daha  önceden  de  vurguladığımız  gibi  zaman  yönetimidir.

Zaman  yönetimi  ilkelerini  uygulayarak  hem  kendiniz  hem  de  "domino"  etkisiyle  biriminiz,  iş  arkadaşlarınız , üstleriniz  için  örnek  oluşturabilirsiniz.

Amacımız  zamanı  ihtiyaç  ve  istekleri  karşılayacak  şekilde  kontrol  altında  tutabilmektir. Başarılı  zaman  yönetimi  için  dört  önemli  nokta  vardır:

1.Amaç  belirlemek,

2.Amaca  ulaşmak  için planlar  yapmak,

3.Belirlenen  ilk  planı  uygulamaya  koymak, başlangıç  ve  bitiş  zamanını   tespit  etmek,

4.Amaca  ulaşana  kadar  çalışmaya  devam  etmek...

Son  dönemlerde  literatürde  zaman  yönetimi konusunda  davranışsal  karar  verme  mekanizmalarına  yönelik  çalışmalar  yapılmaktadır.  Bu  çalışmaların  temel  öngörüsü  ise  insanların geleceğe dönük  davranışlarının  çıktılarını  tam  anlayamamaları  ve  öngörememeleridir. Bundan  dolayı  da  zamanı  kullanmaya  gereken  önem  verilmemektedir.

Zaman  yönetimi  herkes  için   önemlidir.  Ancak   herhangi  bir  örgütte  yer almak    her  zaman  fazladan  faaliyette  bulunmayı  ve  çabayı  gerektirir.  Bu  süreçte  faaliyetleri  planlamak  ve sıraya  koymak  ise  oldukça  önemlidir.  Bunun  için  de  zaman  yönetimine  önem  verilmesi  gerekmektedir.

Zaman  yönetiminde  inanılır  olmak, amaç  belirlemek  ve  iletişim   gibi  genel  becerileri  geliştirmek  gerekmektedir. Bu  alanlarda  gelişim  gösterildiğinde,  gerek  özel, gerekse  de  iş  hayatındaki  stres  de  azaltılabilmektedir. Bundan  dolayı zaman  yönetimi,  hayat  planlaması  ve  stres  yönetimiyle sıkı  sıkıya  ilişkilidir. Bu  şekilde, yapılacak  işler listesinden  çok  daha  öteye  uzanıp  hayatta  ne  yapmak  istediğinizi, bunu  elde   etmek  için  nasıl bir  plan  izlememiz  gerektiğini  belirler.

Zaman  yönetiminin  diğer  bir  fonksiyonu  da  örgütlerde   değişimin  yönetilmesine  yardımcı   fonksiyonudur. Organizasyonlarda  yapılacak  değişime  karşı  direnme  çoğu  kere    değişimin  zamansız  yapılmasından  kaynaklanmaktadır. Zamanlaması  iyi  yapılmamış  bir  değişim  hareketi  ne  kadar  olumlu  unsurlar  içerse  de   direnişle  karşılaşma  ihtimali  her  zaman  yüksektir.

Genel  olarak  değişime  direnme  ihtimali  olan  grupların   en  zayıf  olduğu  dönemi  diğer  şartların  da  olumlu  olması   durumunda  değişim  için uygun    zaman  olarak  nitelendirmek  mümkündür.

Şimdi  de  zamanı  etkin  yönetebilmek  için  kullanılan  tekniklere  göz atalım:

ZAMAN  YÖNETİMİ  TEKNİKLERİ

Temelde  zaman  yönetimi,  yönetim  ilkelerine  başvurmayı  gerektirmektedir. Zamanın  planlanması, organize  ve  kontrol  edilmesi  söz konusudur. Özellikle  örgütlerde  bu  gerekliliklerin  yerine   getirilmesi  için  zaman  yönetimi  tekniklerinden  yararlanılır. Bu  süreçte  iş  daha   çok  üst  ve  orta  düzey  yöneticilere  düşmektedir. Üst  düzey  yöneticiler  bir  sistem  kurmalı  ve  örgütün  yapısına  uygun  teknikleri  öngörerek  uygulanmasına  çalışmalıdırlar.

Bu  teknikleri  şöyle  sıralayabiliriz:

1.Hedefler  ve  öncelikler  belirlenmeli,

2.Gerektiğinde  hayır  diyebilmeli,

3.Astların  olumlu  ve  geliştirilmesi  gereken  yönleri  saptanmalı,

4.Çalışma  ortamı  zamandan  tasarruf  edebilecek  şekilde  düzenlenmeli,

5. Zaman  hırsızları  belirlenmeli,

6. Zaman  tuzakları  için  önlemler  alınmalı,

7.Yetki  ve   sorumluluklar  akılcı  bir  şekilde  delege  edilmeli,

8.Günlük  ve  haftalık  planlar  yapılarak  bu   mümkün  olduğu  ölçüde  uygulanması  sağlanmalı,

9.Örgüt  çalışanlarına   belirli  işlerin  belirli  zaman  dilimleri içinde  gerçekleştirebilmek  için  makul  süreler  verilmeli,

10. Zaman  yönetimi  konusunda  kurum  içi  eğitimler  verilmeli  yanı sıra yaratıcı  tekniklerle  drama,çeşitli  uğraşlar  ya  da rahatlama  teknikleri  gibi  paylaşımlarla  bu  eğitimler  desteklenerek  kişisel  zaman  yönetimini  sağlayabilmek  için çalışanlara da  özyönetim  duygusu  yerleştirilmelidir.

Şimdi de çeşitli  zaman yönetimi  sağlama  tekniklerinin bir arada kullanıldığı  yaklaşımlardan  bahsedelim :

1.Savaşçı  Yaklaşım :

Yapılacak   her  faaliyet   mutlaka  uzun  vadeli  bir   geleceğin  hazırlığıymış  gibi  düşünülerek  yapılır. Bu  yüzden  gelecekteki   başarıyı  garantilemek  için  en  önemli  işlere  ve  projelere  öncelik  vermek  şarttır. Yaklaşım verimli   ve  bağımsız  çalışabilmek  amacıyla  zamana  sahip  çıkmak  üzerine  odaklanır.

2.Hedef  Belirleme  yaklaşımı:

Bu  yaklaşım  ne  istediğini  bil  ve  başarmak  için  çaba  harca  anlayışına  dayanır. Uzun, orta  ve  kısa  vadeli  planlama, hedef  saptama, gözünde  canlandırma, motive  etme  ve  olumlu  düşünce  tarzı  yaratma  gibi  teknikleri  içerir.

3.ABC  Yaklaşımı :

İstediğinizi  yapabilirsiniz  ama  her şeyi   yapamazsınız  anlayışına  dayanır. Hedef  belirleme  yaklaşımından esinlenir  ve  buna  önemli  bir  kavram  olan  ardışıklığı  ekler. "Çabalarınızı  öncelikle  en  önemli  işleriniz  üzerine  yoğunlaştırın." " Neye  ulaşmak  istediğinizi  biliyorsanız  ve  çabalarınızı  öncelikle  o  iş  üzerine  yoğunlaştırırsanız  işinizde  başarılı  ve  mutlu  olursunuz " tavsiyelerinde  bulunulur.

4.Sihirli  Araç  Yaklaşımı:

Bu  yaklaşım  doğru  aracın  yani  doğru  takvimin  doğru  planlamanın  bize   yaşam  kalitesi  gücünü  vereceği  varsayımına  dayanır. Bu  işler  gerçekten  öncelikleri  izlemenize, işleri  planlamamıza  ve  ana  bilgiye  rahatça  ulaşmamıza  yardımcı  olur.

5.Beceri  Yaklaşımı:

Yaklaşım,  zaman  yönetiminin  temelde  muhasebe  ya  da  kelime  işlem  gibi  becerili  olma  anlayışına  dayanmaktadır.  Bunun için  bir  planlayıcı  ya  da  randevu  defteri  kullanma , yapılacak  işler  listesi  oluşturma, hedef  belirleme,  yetki  devretme,  planlama  gibi  önceliklerin  olmasını  öngörmektedir. Beceri  yaklaşımının  uygulanmasında  en  çok " zaman  kütükleri"nden  yararlanılır.

Zaman  kütükleri , zamanın  nasıl  aktığını  ve  kullanıldığını  izlemek  için  kullanılır. Zaman  kütükleri,  yöneticinin  zamanını,  üstleri, astları, diğer  bölüm  yetkileri,  çevresel  etmenler  ve  ziyaretler  için  kullanmasına  ortam  hazırlar. Zaman  kütüğü  yapılması   gerçekleşmesi  istenen  işler  ve  bu  işler  için  gereken  zamanlar  ile gerçekte  bu  işlerin  yapıldığı  zamanların  süresi  karşılıklı  olarak   saat saat not alınır. Bu  notlar günler  ve hafta  olarak  not  alınır   ve  en  az  dört  hafta  yazılır.Her  hafta saat  ve  gün  bazında  takip  edilen  faaliyetlerin  gerçekleşen  zaman  israfı  tespit  edilerek   giderek  daha  verimli  bir  hale  gelmesi  sağlanır.

ZAMAN  YÖNETİMİNDE  PARETO  İLKESİ

Zaman  yönetimi  uygulamalarında  başarılı  olabilmek  için mutlaka  öncelikler  belirlenmelidir. Yönetim  literatüründe   öncelikleri  belirleme  konusunda  en  çok  Pareto  İlkesinden   bahsedilmektedir. 19.  yüzyılda  yaşamış  İtalyan  ekonomist  ve  sosyolog  Vilfredo  Pareto  tarafından  ortaya  atılan bu  ilke,  bu  gruptaki  önemli  birimlerin  o  gruptaki  toplam  birimlerin  bir  bölümünü  içerdiğini  belirtir. Bu  kural. literatürde  80 e  20  kuralı  olarak  da  adlandırılır.Kural  zaman  yönetimine  uygulanmıştır   ve,

"Bir  işe  harcanan  zamanın  yüzde  yirmisi  sonuçların  yüzde  seksenini  oluştururken,  harcanan  zamanın  yüzde  sekseni  ise  sonuçların  yüzde   yirmisini  oluşturur"  sonucuna  ulaşılır. Pareto  İlkesi, zaman yönetimi  uygulamalarına  "sıklık  histogramı"   tekniği  ile  aktarılmıştır. Bizlere  karşılaştırma imkanı  veren  bu  araç  Pareto  histogramı  olarak  da  bilinir, tüm  süreç  uygulamalarında  kullanılır. Bu histogram  hazırlanırken tüm  unsurların gerçekleşme  sıklıkları   not  edilir  yapılacak  analizlerde  veri  olarak    kullanılır. Sıklık  düzeyi  yüksek  olan  faaliyetler  için  yeni  tedbirler  alınır. Örneğin  çalışanlara  uygulanan  iş  davranışları  ile  ilgili  testlerde  en  sık  tekrarlanan  ve  örgüt  için  verimlilik  sağlamayan  ilk  üç  davranış  üzerinde  düşünülmesi  ve  etkilerinin  giderilmesi  gerekir.

Pareto  ilkesi  aynı  zamanda  kişisel  olarak  zaman  yönetimi  uyguladığınızda  günü  değerlendirirken  de  fayda  sağlar. Üretkenliğinizin  ve  gerçekten  yararlı  çalışmalarınızın yüzde  seksenini  zamanınızın  yüzde  yirmisi  içinde  gerçekleştirdiğinizi   göreceksiniz. Bu yüzde  yirmilik  zaman  dilimi  de  sizin  doruk  saatlerinizdir.

HEPİMİZİN  DORUK  SAATLERİ  VARDIR...

Gün içinde  en  verimli  olduğumuz  saatler, günümüzün  doruk  saatleridir. Günlük  programınızı  yaparken, enerjinizin  gün  içindeki  dalgalanmasını  akılda  tutmakta  yarar  vardır.  Günün  hangi  saatlerinde  kendinizi  daha  iyi  ve  enerjik  hissettiğinizi  bilin. Bazılarımız  sabah  saatlerinde  daha  canlı  ve  coşkulu  olurken,  bazı  insanlar da  öğleden  sonraki  saatlerde  enerjilerinin  doruğuna  ulaşırlar. Enerjinizin  en  üst  düzeyde  olduğu   zaman  dilimi  sizin  için  doruk  saatlerdir. Yoğun  dikkat  ve  enerji  gerektiren   işlerinizi  kendinizi  iyi  hissettiğimiz  zamanlarda  yapmak  üzere  gününüzü  planlayın.   Fiziksel  ve  zihinsel  endişeler, en iyi  çalışma  saatlerinizin  hangi  saatler  olduğunu  etkiler. Bu  nedenle  bir  insan  her  gün  aynı  saatlerde  prime - time  performansını  yakalayamaz. Verimli   saatleriniz  sizin  fiziksel  durumunuz  ve   bio -ritminizle   ilgili  olmakla  beraber  yaşla  da  yakından  bağlantılıdır. Eğer, 18 -30 yaş  arasında  iseniz  büyük  olasılıkla   sabah  yavaş  başlayanlardansınız,  en  yüksek  durumunuza  öğleden  sonra  ulaşırsınız. Alışılmış  çalışma  saatleri, beş  sularında  sona  ererken siz  hala  kendinizi  zinde  hissetmektesiniz.

Eğer  31-40  yaşlarındaysanız,  sabahın  ilk  saatlerinde  zindesiniz  ve  bu  durumu  saat  iki-üçe  kadar  sürdürebilmektesiniz. 41-55  yaş  aralığında  iseniz  büyük  olasılıkla  sabah - öğle  arası  kendinizi  iyi  hissettiğiniz  saatlerdesiniz. Daha  sonra  günün  geri  kalan   kısmında  enerjiniz  düşük  düzeyde  seyretmektedir.  Kapasiteniz  günden  güne  ve  gün  içinde  değiştiği  gibi  dakika  dakika  da  değişebilir.  Belirli  bir  andaki  kapasitenizin  üzerinde  bir  iş  yapmak  zorunda  kaldığınızda  sorun  yaşayacağınızı  bilin. İdeal  olarak  herhangi  bir  zamandaki  temel  kapasite  düzeyinizi  hissedebilir  ve  onu  yaptığınız işle  uyumlu  hale  getirebilirsiniz.

ZAMAN  YÖNETİMİNİN  YARARLARI

Zamanı  etkin  kullanmaya  yönelik  olarak  yapılan  bilinçli  çabaların  hem   yöneticiler   ve  de  çalışanlar  için  sayısız  yararları  bulunur.  Zamanın  etkin  kullanımıyla  belirlenmiş  bir  zaman  diliminde  birden  fazla  ve  hızlı  iş  yapabilme  becerisine  sahip  olmaları  nedeniyle  yöneticilerin çok  sayıda  işi  gerçekleştirebilmeleri  örgütün  bir  çok  etkinliklerinin  başlangıç  ve  bitişleri  arasındaki  zamanın  daraltılması  sonucu  ürün  ya  da  hizmetin  pazara  sunulması   ve  satışında  öncelik  elde  edebilmeleri  mümkün  olmaktadır.

Ancak  zamanın  etkin    kullanımı  kolay  olmamaktadır.  Çünkü  yöneticinin  önünde  zaman  kullanımını  olumsuz  etkileyen  pek  çok   engel  bulunmaktadır.  Yöneticilerin  zamanlarını  etkin  kullanabilmeleri  önemli  ölçüde  zaman  kullanımlarını  engelleyen  sorunları  ya  da  zaman  tuzaklarını  saptamalarına  bağlı  olmaktadır.

ZAMAN  YÖNETİMİNİ  İYİ  BİLEN  BİR  KİŞİ,

* Öncelikle  güne  iyi  başlar.

*Gün  içinde  neler  yapacağını  çok  iyi  bilir  çünkü  günlük  işler  listesi  yapmıştır.

*Kendine  güveni  tamdır.

* Verdiği  sözleri  tutar.

*Olaylara  pozitif  yaklaşır.

*Özel  hayatı  ve  iş  hayatı  dengededir. Çünkü  her  ikisinde  de  üretken  olmak  ister.

*Fırsatları  iyi  değerlendirir.  Çünkü  hedefleri  vardır.

*Geçen  zamanı  lehine  çevirir.Çünkü  pişmanlıklardan  ders  almıştır.

*Erteleme  huyu  yoktur.

*Hiçbir şeyi  unutmaz. Önemli  olan  her  şeyi   yazılı  tutar.

*İşyerinde  örnek  çalışandır. Çünkü  başarılıdır.

*Yöneticisinin  takdirini  kazanır.Çünkü  vazgeçilmezdir.

*Yaşamdan  keyif  alır.Çünkü  her  anın  kıymetini bilir.

 

ZAMAN  YÖNETİMİNİ  BİREY  YA  DA  ÖRGÜT  OLARAK  UYGULAMA  SÜRECİ

Zaman  yönetimini  birey  olarak  uygulamaya    nasıl  ve  nereden  başlamalıyız?

Bunun  için  öncelikle  kendimizi,  sonra  da  içinde  bulunduğumuz  çevre  şartlarını  iyi  tanımamız  ve algılamamız  şarttır.

Kendimize  şu  soruları  sormak  ilk  adımımız  olmalıdır:

*Kendimle  ve içinde  bulunduğum   özel  ve  çalışma  ortamımla  ilgili  zamanımı  çalan  faktörler  neler ?

*Nasıl  değiştirilebilir, hayatımı  başkalarının  da  zamanını  çalmadan ,  rahatsız  etmeden  nasıl  değiştirebilirim?

Kişilerin  başarısı  zekalarıyla  ve  de  yetenekleriyle   yakından  ilgilidir. Yeteneklerinizi  ve  zekanızı  sınırlı  olan  zamanınızı  tasarruf  etmek  için  devreye  sokun. Kişilerin  zamanlarını  nerelere  harcadıklarını  belirlemek  için  notlar  tutmadıkça  yazılı  kayıtlarla  hareket  etmedikçe  "işler  nerede  yanlış  gidiyor?"  sorusuna  cevap  vermeleri  imkansızdır.

İnsanlar  zamanlarının  ancak %  60'ına  hükmedebiliyorlar, kişinin  kontrolü  dışındaki  olaylar   ise  zamanlarının  %40'ını  alıyor. Bu  nedenle  birey  toplam  zamanının sadece  %  60 için  zaman   yönetimi  uygulaması  yapabilme  kapasitesine  sahiptir. Bu  oranı  % 100'e  yaklaştırmak  için zaman tasarrufu  sağlamanın  ayrıntılarını  şöylece  sıralayabiliriz:

1.Erken  kalkın.

2.Uyanır  uyanmaz  yataktan  kalkma  isteği yaratmak  için  her  gün  kendinize eğlence  ve  keyif  verecek  şeyler  düşünün.

3.Dışarıya  çıkacak  ya  da  işe  gidecekseniz  giyeceklerinizi  ve  çantanızı  akşamdan   hazırlayın.

4.Güne  olumlu  başlayın, kendinize,  sevdiklerinize  ve  sizden  beklentisi  olan  insanlara  katkılarınızı  aynı  zamanda  onların  da  size  olan  katkılarını  düşünerek  pozitif  bakış açısı  edinin.

5.Sağlığınız  sizin  en  önemli  kaynağınızdır. Sağlığınızı  koruyun, varsa  sağlık  sorunlarınızı  geciktirmeden  çözün.

6.Kendinize  randevu  verin,  bu  saatleri  kendinize  ayırın.

7.Kararlı  olun,  seri  hareket  edin.

8.Hedef  ve  öncelikleri  belirleyin.

9.Zor  işleri  sabah  yapın.

10.Bir  işe  sonunu  düşünerek  başlayın.

11.Hedefe  ulaşmada  kestirme  ve  alternatif  yolları  deneyin.

12.Not  alma  alışkanlığı  edinin.

13.Aklınızda  ve  önünüzde  yalnızca  iş  olsun, ilgisiz  olanları düşünmeyin, kaldırın.

14.Yönetici  iseniz  ayrıntılarla  uğraşmayı  bırakın.

15.İdeal  çalışma  ortamı  yaratın.

16.Yazılı  kayıt  tutmak  hayat  tarzınız  olsun, mutlaka  ajanda  kullanın.

17.Kendinize  ait  olan  bir  zamanı  paylaşmak  için  öncelikle  onay  vermeniz  gerekir. Eğer o  sırada  gerçekten    meşgulseniz  sizden  istenen  herhangi  bir  şeye  vakit  ayıramayacak  durumda  iseniz  bunu  açıkça  söyleyin   ve yardımcı olabilecek kişilerden  destek  isteyin. İşleri doğru  kanallara yönlendirmek   de  başarılı  bir  iş  planının  bir  parçasıdır.

18. Yolda  düşünün , zihinsel  planlama  yapın.

19.Hızlı  ve  etkili  okumayı  öğrenin.

20. Zihinsel  gücünüzün  verimliliğini  arttıracak  her  unsura  (kitap, kurs  vs...)  yatırım  yapın.

21. Bilgilerinizi  güncelleyin.

22.Erteleme  ve  bölünmeleri  engellemeyin.

23. Davetsiz  misafirlerin  sizi  meşgul  etmelerine  izin  vermeyin.

24. Kapınız  kapalı  olsun.

25. Randevusuz  görüşmeyin.

26. Ziyaretçileri  ayakta  karşılayın.

27. Görüşme  odası  kullanın.

28. Gerektiğinde  " hayır "  diyebilin.

29. Yazılı  ve  sözlü  iletişimi  daha  etkin  hale  getirin.

30. Toplantıları  daha  etkin  hale  getirin.

31. Gereksiz  internet  gezintilerinden  kaçının.

32. Telefonda  sohbet  etmekten  kaçının ,  telefon  en  tehlikeli  zaman  tuzakları  arasındadır. Eğer  gerçekten    önemliyse  sizi  yeniden  arayacaklardır.

33. Yemeğinizi  işyerinde  değil  de  dışarıda  yiyorsanız ,  öğle  yemeğine  işinize  ve  kazancınıza  katkı  sağlamayacak  olan  yemek  saatlerini  ziyan  etmekten  uzak  durmalısınız.

34. Hata  yapmaya  hakkınız  olduğunu  unutmayın, ancak  geçmişte  yaptığınız  hataları  da  tekrarlamayın.

ÖRGÜTLERDE  ZAMAN  YÖNETİMİ  SÜRECİ

Nasıl  gerçekleştiririz?

Örgütün  sahip  olduğu  kaynakların  en  etkin  ve  verimli  şekilde  kullanılmasından  sorumlu  olan  yöneticiler, bu  amacı  gerçekleştirmede  başarılı  olmak  için  zamanlarını  akıllıca yönetmek  zorundadır.

Zaman  yönetimi  aynı  zamanda  zaman  faktörü  göz önünde  bulundurularak  kaynakların  etkin  kullanımı  demektir. Zaman , önceden  kararlaştırılmış  bir  hızla  akıp  gittiğinden  dolayı  sorun  zamanı  yönetmede  değil,  yöneticinin  kendini  zaman  içinde  yönetebilmesindedir.

 Örgütsel  zaman, örgütün  mal  ve  hizmet  üretebilmesi  için  belirli  bir  süre  içinde  yerine  getirilmesi  gereken  işlevlere , personel  ve  makineler  tarafından  harcanan  sürenin  toplamıdır.

 Örgütsel  zamanın  etkin  yönetilmesini  belirleyen  ve -veya  etkileyen  başlıca  faktörleri  sıralamak  gerekirse ;

1.Öncelikleri  belirleme  ve  planlama

2.Etkin  iletişim

3.Karar  verme

4.Yetki  devri

5.Astların  zamanını  yönetme

6.Üst  yöneticiyi  yönetme

7.Kesintileri  ortadan  kaldırma

8.Sekreterle  çalışmadır.

Sosyo-teknik  sistemler  olan  örgütlerde, örgütsel  faaliyetleri  yönlendirmeleri  konumunda  bulunan  yöneticilerin  yalnızca  kendi  kişisel  zamanlarını  etkin  yönetmeleri, örgütsel  faaliyetler  sırasında  kullanılan  örgütsel  zamanın  etkin yönetilmesi  ile  ilgilenmemeleri  düşünülemez.

Bu  sebepten  dolayı , yöneticiler  yalnızca  kendi  kişisel  zamanlarını  etkin  yönetmekle  kalmamalı, aynı  zamanda  örgütün  zamanının  da  etkin  yönetilmesi  ile  ilgilenmemelidirler.

Yönetici,  yapması  gereken  faaliyetleri  listelemeli  ve  ivedi  konulara  göre  öncelikleri  tespit  etmelidir.

Yöneticiler, zaman  yönetimi  sürecinde  astlardan  etkili  bir  biçimde  yararlanmak  için  onların  da  zamana    karşı  duyarlılıklarını  geliştirmek  isterler. Bu  konuda  yöneticilerin  düştüğü  3  temel  yanılgı  vardır.

*ASTLARA  VERİLEN  GÖREVLERİN  AÇIK  OLMAMASI

Anlaşılır  emirler  vermek  için  yeterli  zaman  ayırmak, daha  etkin  bir  iletişim  ve  daha  yüksek  verim  sağlar.

*ASTLARI  BEKLEMEK

Başkalarına  değer  vermeyen  yöneticilerin  astlarını  beklettikleri  sıkça  görülen  bir  olaydır.Bu  durum  verimli  astları  çok  rahatsız  eder.

* ASTLARI  İŞLERİNDEN  ALIKOYMAK

Astın  çalışmasını  sık sık  keserek  "yalnızca  bir  dakikanı  alacağım "diyen  yönetici,  astının tekrar  işinin  üzerinde  yoğunlaşmasının  ne  kadar  zaman  alacağından  haberdar  değildir.

*İŞLERİ  SÜRÜNCEMEDE  BIRAKMAK

Yöneticilerin  hedeflerine  ulaşmaları  konusunda,  kendileri  için  gerekli  olan  gücün  kaynağı  içinde  bulundukları  zamandır.  Kriz  dönemlerinde  üst  yönetim üst  yönetim , önemli  görevleri  kısa  yerine  getirmek  zorundadır. İçinde  bulunulan  koşul  ne  olursa  olsun  bütün  dönemlerde  işlerin  öncelik  sıralaması  vardır. Yaşamsal  öneme  sahip  işlerin  yanında  ertelenebilir  nitelikle  işler  vardır.Burada  yöneticinin  göstereceği  yetenek, özellikle  kriz  dönemlerinde yaşamsal  önemi  olmayan işlerden  sıyrılarak  yaşamsal  önemi  olan  işlere  yönelmektir.

Zaman  kaybetmek  istemeyen  bir  yönetici,  bir  an  önce  işe  başlamalı  ve  işleri  sürüncemede  bırakmak  alışkanlığından  vazgeçmelidir. Virüs  diye de  nitelendirdiğimiz  işleri  sürüncemede  bırakma  hastalığıyla  savaşmak  için,

1. İşlerin  sürüncemede  bırakıldığı  alanların  bulunması

2. İşlerin  önem  sırasına  göre  düzenlenmesi  ve  sorunların  sırasıyla  halledilmesi

3. Günlük  işler  ve  faaliyetlerde  zamanın  belirlenmesi

4. Zor   sorunlardan  kaçmama

5. Emin  olunana  kadar  işleri  ertelememe.

ZAMANIN   ETKİN  KULLANIMINI  SAĞLAYAN  DAVRANIŞ  VE  YÖNTEMLERDEN 1 ) ZAMAN  TUTANAĞI  HAZIRLAMA : 

Zaman  tüm  bireylerin  eşit  bir  biçimde  sahip  oldukları  eşsiz  bir  kaynaktır.Sahip  olunan  işgücü , hammadde  makine , araç-gereç  ve  enerji  ve  bunun  gibi  kaynaklardan  farklı  olarak  zaman;  alınamayan, çoğaltılamayan , tasarruf  edilemeyen ,üretilemeyen , sadece  kullanılan  ve  kaybedilen  bir  değerdir.Bütün  bu  ve  benzeri  özelliklerin  dolayı  zaman ,etkin  ve  verimli kılabilecek  davranış  ve  yöntemlerden    en  önemlisi  "zaman  tutanağı  hazırlama"  ve "akşam  analizi" dir.

Zaman  tutanağı  belirli  dilimlere  ayrılmış  zamanın  nereye  harcandığını  gösteren  listedir. Hazırlanmasındaki  temel  amaç,  bireyin  zamanını  nasıl  harcadığını  görmesini  ve  bir  sonraki  gününü  geçmiş  günlerdeki  zaman  tuzaklarını  dikkate  alarak  planlamasını  sağlamaktır.

Akşam  analizi  ise  gün  içersinde  yapılan  ya  da  kaybedilen  tüm  faaliyetlerin  olması  gerekenle  karşılaştırılması  ve  olumsuz  sapmalara  neden  olan  eylemlerin  belirlenerek  denetim  altına  alınması  sürecidir.

Zaman Tutanağı Hazırlamanın Yararları:

Zaman  tutanaklarının  en   önemli  faydası  zamanın  nasıl  kullanıldığını  açıkça  göstermesidir.

Çoğu  yönetici  zaman  kaybına  neden  olduğu  düşüncesiyle  "zaman  tutanağı  hazırlama"  fikrini reddetmektedir. Çünkü  kendileri zamanlarını  nasıl  ve  nerede  geçirdiklerini  gayet  iyi  bilmekte  ve  bunun  için  zaman  ayırmayı  gereksiz  bulmaktadır. Ancak  yapılan  araştırmalar  çoğu  yöneticinin  zamanlarını  nasıl  harcadıkları  konusunda  tam  bir  fikre  sahip  olmadıklarını  göstermektedir. Zaman  tutanağı  hazırlamak  ilk  bakışta  sıkıcı  görünse  de yönetici  için  çok  önemli  ip  uçları  verecektir. Kendi  zamanını  nasıl  harcadığına  ilişkin  kayıt  tutan , bunları  analiz  eden  ve  zamanını  denetim  altına  almaya  girişen  bir  yönetici  aslında  önemli  işlere  ne  kadar  çok  zamanının  kaldığının  farkına  varacaktır.  Zaman    tutanağı  hazırlamak  ilk  bakışta  sıkıcı  görünse  de  yönetici  için  çok  önemli  ipuçları  verecektir. Kendi  zamanını  nasıl  harcadığına  ilişkin  kayıt  tutan, bunları  analiz  eden   ve  zamanını  denetim  altına  almaya  girişen  bir  yönetici, önemli  işlere  ne  kadar  bol  zamanının  olduğunun  farkına  varacaktır. Zaman  tutanağı  değişik  şekillerde  olabilir. Günlük , haftalık , aylık  ya da  daha  uzun  süreli  hazırlanabilir. Zaman  tutanağı  hazırlanırken  ilk  aşamada  ertesi  gün  yapılacak  işlerin  bir  listesi  oluşturulmalı,işler  öncelik  ve  aciliyet  sırasına  göre  zaman  tutanağına  kaydedilmelidir. İkinci  aşamada  ise  işgünü  başladıktan  sonra  listedeki  ilk  işten  başlayarak  sırasıyla  her  yapılan  iş  başlangıç  ve  bitiş  saatleri  ile  birlikte  tutanağa  kaydedilmelidir.

Üçüncü aşamada   listede  olmayan  ancak  gün  içinde  gerçekleştirilen  işler  de  tutanağa  harcanan  zamanla  birlikte  kaydedilmelidir. Dördüncü  aşama,  günlük  verimliliğin  hesaplanması  ve  akşam  analizinin  yapılmasıdır.Bu  aşamada  günlük  verimliliğin  hesaplanması  ve  akşam  analizinin  yapılmasıdır. Akşam  analizinde  gün  sonunda  hedeflere  ne  ölçüde  ulaşıldığına  ve  tahsis  edilen  zamanın  nasıl  kullanıldığına  bakılır. Böylece  söz  konusu  gün  için  ne  kadar  etkin  ve  verimli  olduğu  saptanabilir.. Günlük  verimliliği  hesaplamak  için  kullanılan  formül  şöyledir:

GV=GÜNLÜK  VERİMLİLİK ;

TTS=HER  BİR  İŞİN  TAMAMLANMASI  İÇİN  GEREKEBİLECEK  TOPLAM  TAHMİNİ  SÜRE ;

TS   =HER  BİR  İŞİN  TAMAMLANMASI  İÇİN  TOPLAM  HARCANAN  SÜRE ;

Günlük  Verimliliği  hesaplamak  için ;

GV=TTS /TS    formülü  kullanılır.

GV < 1  ise  gün  verimli ;GV>1  ise  gün  verimsiz  ve  GV =1  ise  gün  normal  geçirilmiş  demektir.

Bir  örnek  vermek gerekirse  ;

Raporları  yazmanız  gerekiyor. Bu  işi  gerçekleştirmek  için   kendinize  tahmini  2  saat  süre  tanıyorsunuz. Fakat  her  şey  yolunda  gidiyor  ve  siz  işinizi  1  saatte  tamamlıyorsunuz. Şöyle  hesaplarız:

GV =2/1 =2 ;   2 >1  olduğuna  göre  verimlisiniz  demektir.  

 

2)PLANLAMAYA  ÖNEM  VERME :

Planlamanın  en  büyük  avantajı  zaman  kazandırmasıdır.  Yapılan  çalışmalar, yöneticiler  planlamaya  biraz  daha  fazla  zaman  ayırmaları  durumunda  uygulamada  daha az zamana  gereksinim  duyduklarını  ve  böylece  zaman  kazandıklarını  ortaya  koymaktadır. Ayrıca  planlama  yöneticilerin  dikkatini  amaca  yöneltmekte ,çabaları  uyumlaştırmaya  olanak  sağlamakta  aynı  zamanda  zaman  ve  emek  savurganlığını  azaltmaktadır. Planlama  zamanın  etkili  kullanılmasında  en  önemli  yöntem olmakla  beraber  yapılan  çalışmalar  yöneticilerin  genellikle  çalışma  zamanlarını  günlük   ölçüde  planlamadıklarını  ortaya  koymaktadır. İnsan  doğası  planlama  kavramıyla  çelişmektedir. Nasıl  davranılacağını  önceden  karalaştırmanın , özgürlüğü  sınırladığı  düşüncesi ,günlük  ve  acil  olaylara   önem  verme  zorunluluğu  planlama  yapmayı  engellemektedir. Ancak  gelecek  hakkındaki  tereddütler ,kırtasiye  gibi  gerekçelerle  planlamaya  karşı  çıkmak  uzun  vadede  kazanılacak  zamanı  elde  edilecek  verimi  görememek  anlamına  gelmektedir.

Kuruluşlar  doğaları  gereği  zaman  israf  etme  makineleridir. Yöneticinin  zamanını  nasıl  geçirdiğinin  farkına  varamaz  ve  kendi  kendine  belirlemediği  sürece  yaptığı  eylem  planının da bir  yararı  olmaz. Başka  bir  deyişle  yöneticiler  planlamayı  gerekli  görmeli, planladıkları  faaliyetleri  eyleme  dönüştürmeli  kısacası  planlama  zaman  yönetimi  için  temel  teşkil  etmelidir.

Planlama  bir  taahhüt  değil  niyet  açıklamasıdır. Sık  sık  güncellenmesi   değişen  şartlara  göre  sürekli  revize  edilmesi, ortaya  çıkan  başka  başka  olgular  karşısında  tekrar   üzerinde  düşünülmesi  gerekir.  Kısacası  yöneticinin  yaptığı  planlar  statik  değil  dinamik  olmalıdır. Planlama  sonucu  elde  edilen  başarılar  yeni  fırsatlar  yaratır.Başarısızlıklar  ise  yeni  planlar  yapılmasını  gerektirir.

3)YÖNETİCİNİN  KENDİNİ YÖNETMEYİ  BİLMESİ :

Yöneticinin  bulunduğu  örgütü  başarıya  ulaştırması  öncelikle  kendini    sonra da  örgütü  iyi  tanımasıyla  yakından  ilgilidir. Çünkü  başkalarını  yönetebilmek    kendini  etkin  yönetebilmeyi  gerektirir.İnsanın  kendisini  iyi  yönetebilmesi  için  de  için  de  tahmin  edebileceğiniz  gibi   kendini iyi  tanıyor  olması  şarttır.

Yöneticinin  kendisini   tanıması, kendini  değerlemesiyle  mümkün  olabilmektedir. Böyle  bir  değerlendirmeyle  birey , zaman  yönetimi  konusunda  çok  şey  öğrenebilmektedir. Etkin  zaman  yönetimi  amaçlayan  yönetici , örgüte  zaman  kaybettiren  faaliyet  unsurlarını  tespit  etmeden  önce   söz  konusu  faaliyette  zaman  kaybettiren  unsurları  önce  kaynağında   yani  kendince  değerlendirerek  kayıpları  önleyecek  tedbirler  almalıdır.

4)ZAMANI  PROGRAMLAYABİLME  YETENEĞİ :

Planların  uzun  ve  kısa  vadeli  bakış  açılarının  yanında  günlük  program  yapılması  kısa  zaman  dilimlerini  de  yerinde  kullanmayı  sağlamaktadır. Astlarla  görüşme  saati, randevuların  düzenlenmesi , cuma  akşam  üzeri  ertesi  hafta  yapılacak  işlerin  belirlenmesi  haftalık  iş  planlarının  günlük  çalışma  programlarına  dönüştürülmesi  zaman  kazandırıcı  etkinliklerdendir.

Üst  ve  ast  düzey  personel  bu  ve  benzeri   programlarını  örgütün  ve  görev  unvanlarının  gereklerine  uygun  olarak  yaratıcılıklarını  da  kullanarak  geliştirebilir  bireysel  ve  örgütsel   zaman  kullanımında  etkinliklerini  arttırabilirler.

5)YETKİ  DEVRETMEK  VE  TERSİNE  YETKİ  DEVRİNDEN  KAÇINMAK :

Yöneticilerin  zamanlarını  etkin  olarak  kullanabilmelerini  sağlayacak  yöntemlerden  birisi  de  yetki devridir. Sorumlulukların  ilgili  yetkiyle  birlikte    alt  kademelere  dağıtılma  süreci  yetki  devri  olarak  adlandırılır. Zamanını  etkin  kullanmak  isteyen  yöneticiler  zaman  kaydına  ilk    göz  attığında  kendisinin  önemli  gördüğü , kendisinin  yapmak  istediği  ve  kendisini  yapmaya  adadığı  şeyleri  yapmaya  zaman  kalmadığını  son  derece  açık  olarak  görür. Bunun  için  yönetici  akıllıca  yetki  dağıtmak  zorundadır. Yöneticiler  kendi  verimliliklerini  engelleyen , yönetsel  olmayan  görevleri  yapmak (teknik  ve  idari  ayrıntılar  üzerinde  durmak )  yerine  bu  görevlerle  ilgili  konunun  uzmanlarını  veya  bu  işle  görevlendirilmiş  bireylere  yetki  aktarılarak  kendi  işlerini  azaltmak  ve  böylece  kendilerine  projeler  geliştirebilecekleri  zaman  ve  enerji  tasarrufu  sağlayacak  olan  yöneticiler yetenek  ve   kaynaklarını  işe   daha  fazla  taşıma  olanağı   bulabilmektedir  Yöneticinin  bundan  sonra  yerine  getirmesi  gereken  şey  ise  başkalarına  devrettiği  faaliyetleri  belli  aralıklarla  kontrol  etmektir. Bu  da  işlerin  daha  kısa  sürede, etkin  ve  verimli  sonuçlanmasını  sağlayacak  dolayısıyla  zaman  içinde  bu  sistem  iş  görür  hale  gelecektir.

6) İŞLERİN  SÜRÜNCEMEDE  BIRAKILMAMASI :

İşleri  sürüncemede  bırakma  alışkanlığı, diğer  bir  ifadeyle erteleme, yöneticilerin zaman  kayıplarının  en  önemli  nedenlerinden  birisidir  ve  zaman  tuzakları  listesinde  birinci  sırada  yer  almaktadır. Erteleme  tam  anlamıyla  bir  "zaman  hırsızı" dır. Bireyin  zamanını  gizlice  çalar.

Zamanını  etkin  kullanmak  isteyen  yönetici ,bu  erteleme  alışkanlığından   vazgeçmelidir. Erteleme  alışkanlığından  kurtulmada  hoşlanılmayan  işlerin   önce  yapılması, en  sevilmeyen  ve  en  çok  erteleme  eğilimi gösterilen  işin  günün  başlangıcında  yerine  getirilmesi  her  görevin  yapılması   için  gerekli olan zamanın  tam  belirlenmesi  yöneticilerin yararlanabilecekleri  belli  başlı  yöntemler olmaktadır. Çünkü  unutulmamalıdır ki  ilerleyen  günlerde ertelenen  her  bir  iş  yöneticinin  yükünü  arttıracak , işini  zorlaştıracak  ve  daha  fazla  enerji  ve  zaman   israfına  neden  olacaktır.

7)  YÖNETİCİNİN  KENDİNİ  ORGANİZE  ETMESİ :

Örgütün  temel  işlevlerinden  biri  faaliyet  ve  fiziksel  kaynakları  organize  etmek  olan  bir  yönetici , bunları  etkin  bir  biçimde  yerine  getirebilmek  için  önce  kendini, kendi  faaliyetlerini  organize  edebilmelidir. Bunun  için  çalışma  ortamının  düzenlenmesine  ve  çalışma  belgelerinin  düzenli  hale  getirilmesine  önem  vermelidirler. Zamanlarını  etkin  kullanmak  isteyen  yöneticiler, ihtiyaç  hissettiklerine  istedikleri  anda  ulaşabilecekleri  çalışmalarının  istenmedik  anlarda  kesilmeyeceği  bir  çalışma  ortamına  sahip  olmalıdırlar.

8)TOPLANTI  YÖNETİMİ :

Yöneticiler  açısından  toplantı  zaman  kayıplarına  yol  açabilen  önemli  zaman  tuzaklarındandır. Toplantılar tanım  gereği  yetersiz örgütlenmeye  verilen  bir  ödündür. Çünkü  insan  ya  toplantı  yapar  ya  çalışır. Aynı  zamanda  ikisini  birden  yapamaz. İdeal    olarak  tasarlanmış  bir  yapıda  toplantıya  hemen  hemen  hiç  gerek  yoktur. Farklı  işlevlere  sahip  insanlar  belli  bir  görevi  yerine  getirebilmek  için  işbirliği yapmak  zorunda   oldukları  için toplantı  yapar. Belli  bir  durumda  gerekli  bilgi   ve  deneyim  tek  bir  kişinin  beyninde  olmadığı, değişik  insanların  deneyim   ve  bilgisinden  parça  parça  alınıp  bir  araya  getirmek  zorunda  olduğumuz  için  toplantıya  gereksinim  duyarız.                                 

Yönetici  mutlaka  toplantı  düzenlemek  zorunda  ise  konuşulacak  konuların  genel  çerçevesini  önceden  belirlemek  zorundadır.Toplantıyı   verimli  yönetebilmek , uygulanabilir  sonuçlar   elde  edebilmek,  tabii  ki  zaman  kazanmak  için yöneticinin  toplantının  amacını  iyi  belirlemesi  şarttır.  Belirgin  bir  amaçla  toplantıya  hazırlanmak  sayıla  faydaların  yanı sıra    sonraki  toplantılara"  verim  alacağız"  duygusuyla  katılmayı  da  sağlar. Belirlenmiş  amaçların  varlığı, katılımcıların aynı amacı  konuşmak  için  bir araya  gelmiş  olma  duygu  ve  düşüncesi   kafa  karışıklıklarını  gidermek  için  önemlidir. Yoksa   ilgisiz  konuların  konuşularak  zaman  kaybetmek  kaçınılmaz  olacaktır.

Bir  başka  önemli  ve  gerekli  konu , toplantılara  kimlerin  katılması  gerektiği  konusudur. Bu  konuyla  ilgili  yaşanmış  bir  örnek :

Büyük  bir  kuruluşun  finanstan  sorumlu  başkan yardımcısı  bürosunda  yapılan  toplantıların  büyük  bir  zaman  israfına  neden  olduğunun  farkındaydı. Bu  kişi  kendisine  doğrudan  bağlı  bütün  yetkililerin  konu  ne  olursa  olsun  her  toplantıda  hazır  bulunmasını  istiyordu. Bu  yüzden  toplantılar  çok  kalabalık  oluyordu. Ve  her  katılımcı  kendisini  konuyla  ilgili  göstermek  zorunda  hissettiği  için  de  herkes  en  azından  bir  soru  gündeme  getiriyordu. Ve  bunların  çoğu  da  ilgisiz  sorulardı. Bu  yüzden  toplantılar  uzadıkça  uzuyordu. Fakat  söz  konusu    üst  düzey  yönetici  bir  gün  kendilerine  soruncaya  kadar, astlarının  da  bu  toplantıları  zaman  israfı  olarak  gördüklerini  bilmiyordu. Ama  kuruluşta  herkesin  statüye  büyük  önem  verdiğini  ve  "sahnede  görünmek   istediğini  bildiği  için ,onları  toplantıya  çağırmadığında   alınacakları  endişesini  taşıyordu.

Görüldüğü  gibi  toplantıya  ilgili  kişilerin  katılması da  zaman  israfını  önlemek  adına   önem  taşır.

Toplantıları  etkin  kılmak  için  gerekli  kriterleri  sıralamak  istersek ;

1-  Toplantıdan  önce  toplantı  amacını  netleştirmeli  ve  ilgili  kişilere  duyurun. Sorunu , durumu , nedenini  belirleyin. Sakınca  ve  sınırlamaları  tanımlayın. Toplantıdan  nelerin  beklendiğini  açıklayın.

2-Katılımcıları  yöneltin .

Etkin   tartışmalar  yapılmasını  sağlayın. Tartışma  konularını  ortaya  koyun. Görüşleri ,fikirleri  ve  deneyimleri  dile  getirin. Grup  halinde  çalışmayı  ve  katkıyı  sağlayın.Tartışmaların  gündem dışına  taşmamasını  sağlayın.

3-Belirginleştirin, sonuçlara  varılmasını  sağlayın.

Toplantı  üyelerinin  duygu  ve  düşüncelerini  iyi anlayın.

4-Adım  adım  verilen  kararları  ve  varılan  sonuçları  hemen  belirtin, not  alın.

5-Varılan  sonuçların  ve  ortaklaşa  aldığınız  kararların  herkes  tarafından  anlaşıldığından  ve   onaylandığından  emin  olun.

6-Uygulamaların  sorumluluğunu  üzerinize  aldığınızı  açıkça  dile  getirin. Ne  zaman  sonuç  almaya  başlayacağınızı  herkesin  bilmesini  sağlayın.

7-Toplantıyı  önceden  belirleyip  duyurmuş  olduğunuz  zamanda  başlayıp  bitirmeye  özen  gösterin.

Bir  sonraki  toplantıya  katılım  isteği  oluşturmak ve  zaman   kaybı   yaşanmayacağı  garantisi  için  bu  önemlidir.

*Stresin  Üstesinden  Gelme :  Bireyler  en  çok  çalışma  ortamında  stresle  karşılaşmaktadırlar. Stres , örgüt  içinde  çalışanların  aşırı  iş  yükü  taşımaları , çalışma  ortamının  gerginliği  gibi  faktörlerden  ortaya  çıkmaktadır. Ayrıca  örgüt  içinde  izlenen  politikalar  da  yöneticilerde  ve  çalışanlarda  strese  neden  olmaktadır.Stresin  birey  üzerindeki  olumsuz  etkileri ,dikkati  toplayamama  ve  zihin  selametine   ulaşamamaktır. Bir  taraftan  işlerin  aciliyeti , diğer  taraftan  zamanın  daralmasıyla  yaşanan  panik  hali  bireyin  stres  yaşamasına    sebep  olabilmektedir.

Örgütlerde  stresin  üstesinden  gelmek  için  yöneticilerin  ve  çalışanların  bireysel  olarak  yaşadıkları  stresin   varlığının  farkında  olmaları  gerekmektedir. Bunun  için  önce  stres   nedir  sorusunu  yanıtlamalıyız.

Stresi  gerek  psikolojik  gerekse  fiziksel  açıdan  bireye  rahatsızlık  veren  veya  gerilim  yaratan  bir  durum  olarak  tanımlayabiliriz.

Stresin  üstesinden  gelebilmek  bir  başka  deyişle  "Stres  Yönetimi"  yapabilmek için  yöneticiler  hangi  yöntemleri  uygularlarsa  işlerini  kolaylaştırmış  olurlar...

Yöneticiler  zaman  baskısının  üzerlerindeki  etkisi  olan  stresi  kaldırmak  ya  da  en  azından  etkisini  azaltabilmek  için   bireysel  olarak  çaba  sarf  etmelidir. Olaylara  negatif  anlamlar  yüklememe,  kontrol  edilemeyen  olumsuz  olaylar  gerçekleştiğinde  yaşanabilecek  olumsuz  duyguları  yönetebilme  becerisi  geliştirebilme  yeteneği   birey  olarak  sahip  olunması  gereken  özelliklerdir. Olumsuz  duygulara  kapılmamak,  doğru,  objektif  yargılar  geliştirebilmek  ve  gelecekte  karşılaşılabilecek   benzer  durumlarda  işe   yaramayan  davranış  tarzlarını  bırakabilmek  ve  yenilerine  adapte   olabilmek  önemli  beceriler  olarak  görünmektedir.

Strese  karşı  bireyi  güçlü ya da güçsüz  kılan  bireysel  özelliklerin  incelenmesinden  ortaya  çıkan  bir  diğer  sonuç  kişinin  kendine  yönelik  algısının  diş  olaylara  tepkisini  verirken  önemli  olduğudur. Kendini   değerli  ve  kapasiteli  görmek , çaba   gösterdiğinde  başarabileceğine  inanmak  olayların  olumsuz   etkilerini  hafifletmektedir.

Örgütsel  anlamda  stres  yönetimini  ele  alırsak;  yönetici  zaman  baskısının  üzerlerindeki  olumsuz  etkisi  olan  stresi  ortadan  kaldırmak  ya  da  etkisini  azaltmak  için  sorumluluk  ve  iş  yükünü  astlarla  paylaşmalı, iş  ve  sosyal  yaşantısını  birbirinden  ayırabilmeli , kendisine   yeterli  zamanı ayırabilmelidir. Kendine  özgü  yapısı  nedeniyle  stresi  tamamen  ortadan  kaldırmak  mümkün  değildir. Bu  nedenle  yöneticiler  stresin  üzerlerindeki   tüm  olumsuz  sonuçlarını   en  aza  indirmek  için  çaba  sarf etmelidirler.

ZAMAN  DENETİMİ

Örgütlerde  zamandan  azami  derecede  faydalanmak  isteniyorsa  mutlaka  zaman  denetimi  yapılması  gerekmektedir. Çünkü  geçen  her  yirmi dört  saatte  gerçekte  neler  olduğunu  anlamanın tek  yolu " zaman  denetimi"  dir. Bir  takım  olarak  zaman  denetimini  aynı  günde  ve  birlikte  yapmak  çok  daha  iyidir. Bu  yapıldığında  insanlar  birbirlerine  yaptıkları  etkiyi  ve  bir  takımda  olmanın  üzerlerindeki  etkisini  görürler... Takımın  zamanını  nasıl  geçirdiğini  ve  kimin  vaktini   boşa  harcadığı  ortaya  çıkar.

Zaman  tablosu  oluşturmak :

Zaman  denetiminde  kullanılmak  üzere  etkili  bir  zaman  tablosu  yapmanın  beş  yolunu  özetleyelim :

*Kendinize   İşin  Ne  Kadar  Zaman  Alacağını  Sorun.

Dikkat  edin , bu  bir  iş  için  bitiş  noktası  koymaktan  farklıdır. Önünüzdekilere  bakıp  kendinize  işlerin  ne  kadar  sürebileceğini  sorarak  zamanlama  zorluklarıyla  karşılaşmadan  önce  olayları  kestirebilirsiniz. Bir  şeyin  ne  kadar  sürebileceğini  hesaplarken , tahminde  bulunmaya  çalışın  ve  üstüne  biraz  daha  zaman  ekleyin.  Çünkü  bir  işin aldığı  zaman  ona  ayrılan  zamandan  genellikle  daha  fazladır. 

*Hesaba  Katmanız  Gereken  Her  şeyin  Farkında  Olun.

Zamanlama  tablosu ,  her  şeyi  hesaba  katıp  katmadığınızın   sistematik  bir  kontrolünü  de  sağlamalıdır. Ayrıntıları  içermeyen  bir  tabloyla  kolayca  genel  konularla  uğraşıyor  konumuna  düşebilirsiniz. Bir  zamanlama  tablosuyla  çalışma  disiplini  oluşturmanız  hem  kendinizi  hem  de   üstünüzü  hem  de  müşterinizi  her  ayrıntının  düşünülmüş  olduğuna  inandırmanın  en  etkili  yoludur.

*Sorunları   Tahmin  Edin.

İyi  bir  zamanlama  tablosunda  bütün  değişkenleri  düşünmeniz  yetmez , sorunları  önceden  sezmeye  de  çalışmalısınız. Meslek  yaşamınızda , karşılaştığınız  güçlüklere  dönüp  bir  baktığınızda, olasılıkla  bunların  yüzde  ellisinden  fazlasının  önceden  tahmin  edebileceğiniz  nitelikte  olduğunu  göreceksiniz.

*Doğal  Ritminizle  Çalışın.

Size  en  iyi  uyan  çalışma  şeklini  bulmaya  çalışın. Ardından  olabildiğince  günlük  programınızı  yeğlediğiniz  biçime  uydurur. Kendi  doğal ritminizle  çalıştığınız   ölçüde  üretken  olursunuz.

*Siz  Programınızı  Kullanın   Onun  Sizi  Kullanmasına  İzin  Vermeyin.

Programlar  yalnızca  başka  amaca  ulaşmaya  yardımcı  olurlar , programların  kendisi  birer  hedef  değildir.  Şartlar  gerektirdiğinde  programınızı  iptal   edin. Bazıları  bir  yarar  sağlamayan  katı  alışkanlıklara  takılıp  kalırlar , siz  de  alışkanlıklarınızı  ve  programlarınızı  düzenli  kontrol  edin.

SONUÇ

Zaman  Yönetiminin özü, zamanı  kaydetmenin, yönetmenin, ertelemenin, kişinin  faaliyetlerinde  bir  etkinliğe   yol  açacağıdır. Bu  durumu  engellemek  için  gerekli  olan  zaman  yönetimi  eğitimleri  iki  temel  adımdan  oluşur:

Birinci  adımda  bireye kişisel  olarak  hangi  amaçlarının  daha  değerli  olduğu  konusunda cesaretlendirilerek  hangi amaca  öncelik  vermesi  gerektiği  konusunda  bilinç  kazandırılır.  İkinci  adımda  ise  bireye  bu  amaçlar  konusunda  öncelik  sıralaması  yapması, ayrıca  bunlarla  ilgili  zamanın  nasıl  kullanıldığının  denetlenmesi  öğretilir.

Zaman  Yönetimi  Eğitiminin  Amacı :

Uzmanlar  zaman  yönetimi  eğitimlerinin  amacını  şu  şekilde  özetlemektedirler:

1-Performans  hedeflerinin  belirlenmesi,

2-Belirlenen  hedeflerin  öncelik  sırasına  konması ,

3-Zamanın  planlanması  konusunda  pratik  yöntemler  geliştirilmesi,

4-Söz  konusu  yöntemlerin  uygun  koşullarda  kullanılmasının  sağlanması,

Zaman  Yönetimi  Eğitimlerinin  Sonucunda  İse

*Zamanı  etkin  planlamanın  unsurlarının  kavranacağı

*Önceliklendirme  prensibiyle  hareket  edilerek  iş  hedefleri  ve  kişisel  yaşam  hedeflerinin  saptanması  konusunda  beceri  kazanılacağı

*Zaman  yönetiminde  geçerli  olan  ilkelerin  iş  ortamlarında  uygulanmasının  yollarının  öğrenilmesi

*Hedeflere  ulaşmada  önemli  rol  oynayan  planlama ve  öz disiplin  konularında  pratik  teknikler  edinilmesi  öngörülür.

Günümüzde  tüm  şiddetiyle  ve  baş döndürücü  bir  hızla  yaşanan  değişim  olgusu,  örgütleri  çevrelerindeki  değişimlere  uyum  sağlama  sorunu  ile  karşı  karşıya  bırakmıştır. Rekabetin  yaşandığı  bir  ortamda , örgütleri  çevrelerindeki  değişimlere  uyum  sağlama  sorunu  ile  karşı  karşıya  bırakmıştır.

Rekabetin  yaşandığı  bir  ortamda  örgütlerin  varlıklarını  sürdürebilmeleri  ve  yüksek  performans  gösterebilmeleri  önemli  ölçüde  sorumluluklarını  üstlenen  yöneticilerin  doğru  örgüt  ve  yönetim  stratejilerini  geliştirmelerine, doğru  kararlar  almalarına,  yapılması  gereken  en  uygun  değişiklikleri  zamanında  ve  süratle  yapmalarına  bağlı  olmaktadır.Ancak  değişim  ve  gelişmelere  bağlı  olarak  artan  ve  giderek  daha  da  karmaşıklaşan  iş  ve  faaliyetler  sınırlı  bir  zamanda  pek  çok  işi  yapmak  zorunda  olan  yöneticilerin  işini  daha  da  zorlaştırmaktadır.  Diğer  bir  ifadeyle  içinde  bulunulan  koşullar  nedeniyle  yaşanan  zaman  baskısı  yöneticilerin  etkinliğini  ve  verimliliğini  olumsuz  yönde  etkilemektedir.

Bu  bağlamda,  yönetimde  başarı  önemli  ölçüde  yöneticilerin  zaman  yönetimindeki  etkinlikleri  ölçüsünde  gerçekleşecektir.

Yaşama  atılan  bir  kimsenin  hangi  meslekten  olursa  olsun  başarılı  olmasında"  zamanı  bilmesi"  nin  büyük  yararı  vardır. Bireyin  öğrenciliğinden  başlayarak  meslek  hayatını  tamamlamasına  kadar  olan  sürede  zaman  israfının  önüne  geçmesinde,  hayatının  düzenli  olmasına  ve  sürekli  başarılar  elde  etmesinde  katkı  sağlar. Bu ,  bireyler  için  olduğu  gibi  bireylerin  oluşturduğu  toplumlar  için  de  böyledir. Zamanı  etkin  kullanma  konusunda  bilinçlenmiş, iş  yaşamını  ve  sosyal  ilişkilerini  bu  bilincin  ışığında  düzenleyip  uygulayan  toplumlar  diğerlerine  oranla  daha  çok  ve  hızlı  gelişirler. Kamuoyu  araştırmaları  sanayileşmiş  bilgi  toplumlarında  insanların    özgürlük  ve  para  kadar  zaman  yokluğundan  da  şikayetçi  olduğunu  göstermektedir.

Yaşamı  ifade  eden  paradan  ziyade  zaman  olduğuna  göre  herkesin  zamanı  verimli  kullanabilme  problemini  çözmek  için  çaba  göstermesi  beklenir. Zamanı  denetlemenin  yolu  ise  bireyin  önce  kendini  denetlemesinden  geçer.

Son  olarak yöneticilerin  ve  çalışanların  örgüt  içersinde  zaman  yönetimi  uygulamalarında    kullanması  gereken  teknikleri  özetlemek  gerekirse;

1-Özel , sosyal  ve  örgütsel  yaşamda  planlı  ve  programlı  çalışmak  günlük ,haftalık  ve  aylık  işleri  planlamak   zamanı  akıllı  kullanmak  demektir.

2-Örgütsel  yaşamda  yetki  devri , en  önemli  zaman  yönetimi  tekniğidir.Yetki devri  yapan  bir  yönetici , geniş  bir  yönetme  zamanına  ve  olanağına  kavuşur.  Tersine  astların  işlerini  yapan  yönetici ,  zamanı  öldüren  ve  sadece  çalışır  görünen  kişidir. Oysa  yönetimde  asıl  olan  yöneticinin  düşünmesi, planlaması, uygulamaya  geçirmesi, uygulamaları  izlemesi, ortaya  çıkan  sorunları  çözümlemesi  ve  örgüte  sürekli  gelişmeyi  temin  etmesidir. Çünkü  yönetici  iş  yapan  değil  yaptıran  kişidir.

3-Sekreter  istihdam  etmek veya  görevlendirmek  özellikle  halkla  ve  personelle   ilişkileri  olan  birimlerde  zorunludur. Sekreter , yöneticinin  ziyaretçilerini,  telefon  ve  mesajlarını, randevularını,  toplantılarını,  seyahatlerini , özel  ilişkilerini  ve  işlerini  düzenleyen  ve  yöneten, böylece  yöneticiye  zaman  kazandıran  ve  yöneticinin  iş  yükünü  azaltan  kişidir. Sekreterin  odası  yöneticinin  giriş  kapısı  önünde  olmalı, ziyaretçiler, iş sahipleri  ve  personel, yöneticinin  odasına  sekreterin  odasından  girmelidir.

4-Ast  yöneticilerle, personelle  ve  halkla  görüşme  yapmak  ve  evrak  imzalamak  için belli  saatler koymak , bu  saatlere  uymak  yöneticiye, astlara  ve  vatandaşlara  da  zaman  kazandıran  etkili  bir  çalışma  yöntemidir.

5-Sık  sık  görüşülen  yardımcıların,  birim başkanlarının odalarının  yöneticiye  yakın  olması , yöneticilere  ve  astlarına  zaman kazandırır.

6-Önemli  ve  acil  işleri yapmak  ve  çalışmak  için  makam  odasının  dışına  çıkmak  ve  ayrı  bir  yerde  çalışmak, telefonlardan  ve  ziyaretçilerden  uzak  durmak  zaman  kazanmak  için  en  uygun  yöntemdir.

7-Toplantılar  makam  odasında  değil , toplantı  odasında  yapılması,ayrıca  sık  ve  gereksiz  toplantı  yapılmaması, önemli  ve  zorunlu  olmayan  iç  toplantılarda,  başkan  olarak  yardımcının  görevlendirilmesi, ikincil  dış  toplantılara  yardımcının  ya  da  ilgili  birim  başkanının  gönderilmesi  yöneticiye  geniş  bir  zaman  sağlar.

8-İş  gezileri  yolculukları  sırasında  iş  raporlarını  incelemek  ya  da mesleki  yayınları  okumak  boş  zamanları  değerlendirmek   için  bulunmaz  fırsatlardır.

9-Büro  yönetiminde  işi  basitleştirme  teknikleri uygulamak ,  gereksiz   ve  yararsız  formaliteleri  yazışmaları,  evrak  ve  belgeleri, havale,  paraf  ve  imza  işlerini, tek  kelimeyle  kırtasiyeyi  en  aza  indirmek  ve  hatta  kaldırmak,  yönetimde  zaman  kazanmanın  en  etkili  bürokratik  yöntemidir.

10-Zamanı  iyi  kullanma  yöntemlerinden  biri  de  çalışmayı  bloklamaktır. Yani  yapılacak  işi  bölümlemek  ve  her  bölümü  belli  bir  zaman  içinde  yapmaktır.

11-Yönetsel  yaşamda  zamanı  etkili  ve  verimli  kullanmanın  ve  başarılı  olmanın  önemli  bir  yöntemi, günlük  zorunlu  işleri  yaptıktan  sonra  işe  ara  vermek , bir  süre  dinlenmek, düşünmek, hayal  etmek, kitap  okumak  gibi  kişisel  ve sosyal  işlere  de  zaman  ayırmaktır. Çünkü  yorgun  bir  insan verimli  çalışamaz. Dinlenmek, enerji  toplamak  ve  verimli  çalışmak  için  zamanı  değişik  iş  ve  etkinliklere bölmek  şarttır. Çünkü  aynı  işi  tekrarlayan  insan  giderek  yorulur  ve  verimsiz  olur. 

Şu  ana  kadar  anlattıklarımızı  özetlemek  gerekirse  birey  olarak  özel  ve  sosyal  yaşantımızda  ya  da    yönetici  olarak  örgütsel  yaşamda  zaman  yönetimi  olgusunu  bir  disiplin  olarak  yaşamımıza  yerleştirmek, zamanın  yanı  sıra, özgüven,  verimlilik  ve  en  sonunda  da  başarı  kazandıracaktır.